Formålet med dette dokument er at dokumentere, at foreningen overholder kravene til behandling af personoplysninger.
Foreningen behandler almindelige personoplysninger i minimalt omfang og benytter primært it-løsninger til behandlingen.
I det følgende dokumenteres persondatabehandlingen samt de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er etableret i forbindelse med behandlingen.

Behandling af persondata udføres som støttefunktion til foreningens kerneaktiviteter og udgør et minimalt omfang.
Set i forhold til de risici, der er forbundet med behandlingen, følsomheden, samt mængden af personoplysninger, der behandles, vurderer foreningen, at denne ikke skal have en databeskyttelsesrådgiver tilknyttet.

Navn: Rørvig Fuglestation
Formand: Peter Ellegaard Larsen
Adresse: Amalievej 3
Postnummer/By: 4581 Rørvig
Telefonnr.: to nul to seks tre fire et nul
Mail: pel [at] rfst [dot] dk
Hjemmeside: www.rfst.dk

Kontaktperson: Knud Erik Strange
Adresse: Isørevej 29
Postnummer/By: 4581 Rørvig
Telefonnr.: tre et fem tre tre to fem fire
Mail: kes [at] rfst [dot] dk

I foreningen håndteres alle forhold om personoplysninger af foreningens dataansvarlige.
Foreningen benytter sig ikke af direkte markedsføring, profilering eller flytning af data.
De registreredes medlemmernes vigtigste rettigheder efter databeskyttelsesforordningen er:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse.

I foreningsregi er det alene medlemmer af bestyrelsen samt den dataansvarlige, der har adgang til persondata.

Foreningsaktiviteter
Almindelige personoplysninger registreres med det formål at kunne gennemføre:

• opkrævning af medlemskontingent
• registrering af indbetalt medlemskontingent
• udsendelse af foreningsrelateret information, herunder indkaldelse til årsmøder med tilhørende bilag jf. vedtægt
• årsmødereferater
• informationsskrivelser
• leve op til foreningens kontraktlige forpligtelser samt forpligtelser i henhold til bogføringslovgivningen
• udarbejdelse af årsrapport. Data hentes i DOF basen, hvor DOF er dataansvarlig.

Grundlag for behandlingen
Kontraktlig forpligtelse.

Kategorier af registrerede
Medlemmer af foreningen.

Kategorier af personoplysninger

• Navn, adresse, telefon, e-mail og observationer

Kategorier af modtagere
Personoplysningerne videregives ikke til nogen udenfor foreningen ud over databehandlere.
Læsere af årsrapporten og hjemmesiden

Databehandlere

• DOF basen

Tidsfrister for sletning / opbevaring
Ingen tidsfrister / 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.

Risikovurdering

• Fortrolighed: Det vurderes, at tab af fortrolighed vil have en minimal indflydelse på de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder. Personoplysningerne, der behandles, vil ofte være offentligt tilgængelige.
• Integritet: Det vurderes, at tab af integritet ikke vil have nogen nævneværdig indflydelse på de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder. Det kan dog medføre udfordringer med de administrative processer omkring medlemskontingenter, hvorfor både it-systemer og administrative processer i forbindelse med databehandlingen skal beskytte mod tab af integritet.
• Tilgængelighed: Det vurderes, at tab af tilgængelighed ikke vil have nogen nævneværdig indflydelse på de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder. Det kan dog medføre udfordringer med de administrative processer omkring medlemskontingenter, hvorfor både it-systemer, i særdeleshed backup, og administrative processer i forbindelse med databehandlingen skal beskytte mod længerevarende tab af tilgængelighed.

Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
Se sektionen ”Supplerende bemærkninger om generelle organisatoriske og tekniske foranstaltninger”.

Kendte sårbarheder og planlagte forbedringer
Der er på nuværende tidspunkt ikke nogen specifikke, kendte sårbarheder eller planlagte forbedringer.

Aktiviteter for den dataansvarlige ud over foreningsaktiviteter
Foreningen opbevarer kopier af foreningens bankdokumenter.

Foreningen har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt:

• Personlig adgangskode på alle it-systemer.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Foreningens bestyrelsesmedlemmer er underlagt sædvanligt fortrolighedskrav.
• Udtræder et medlem af bestyrelsen underskrives en tro-og-love-erklæring i forhold til, at vedkommende ikke længere råder over foreningsrelaterede persondata eller dokumenter indeholdende samme oplysninger.
• Gennemførelse af ovenstående risikovurdering i forhold til alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i foreningen.